Het kan voorkomen dat facturen niet, of niet op tijd, worden betaald. Dit is erg vervelend, omdat u dit geld verwacht en hier ook recht op heeft. Wat kunt u in zo’n geval doen?
- Een betalingsherinnering sturen
- Aanmaningsbrief sturen
- Een incassobureau inschakelen
Wanneer onderneemt u stappen?
Dit is voor iedere onderneming anders en ligt geheel aan de relatie, of de afspraak, die u met de betreffende klant heeft. Over het algemeen wordt de eerste herinnering gestuurd, wanneer de factuur 30 dagen open staat.
Stap 1: een betalingsherinnering
In eerste instantie kunt u een betalingsherinnering sturen. Dit kan zowel per mail als per post. Wanneer u de herinnering op papier heeft, heeft u altijd een zwart op wit bewijs. Per mail kunt u ook om een leesbevestiging vragen.
Een betalingsherinnering is een verzoek tot betaling. Dit komt naar uw klanten toe vriendelijker over dan wanneer u meteen een aanmaning stuurt. De klant kan het gewoonweg een keer vergeten zijn of er kan iets mis zijn gegaan bij de bank. Hij of zij krijgt dus het voordeel van de twijfel en eventueel kan er een betalingsregeling worden getroffen.
Stap 2: een aanmaningsbrief sturen
Na bijvoorbeeld een tweede betalingsherinnering kunt u ervoor kiezen de klant erop te wijzen dat u volgende stappen moet ondernemen. Een aanmaning lijkt op een betalingsherinnering, maar heeft een andere toon.
Manen kan per post, per mail of telefonisch. Wel is het belangrijk om alles op papier bij te houden. Zo kunt u hier altijd naar terugverwijzen.
Stap 3: incassobureau inschakelen
Wanneer de klant niet aan zijn betalingsverplichtingen voldoet kunt u ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen.
Denk hier van tevoren goed over na, omdat dit uw relatie met uw klant kan schaden. Het is meestal wel zo, dat de klant degene is geweest die de herinneringen en aanmaningen heeft genegeerd.
Het inschakelen van een ander bedrijf kost geld. Zo neemt een incassobureau de hele procedure over. Wel zijn er incassobureaus die de kosten niet aan u, maar aan de debiteur doorberekenen. Ook werken veel incassobureaus met het ‘no cure no pay’ policy. Wanneer zij het geld niet voor u innen kost het u ook niets.