Als ondernemer levert u goederen en/of diensten. Voor een correcte administratie en de btw-aangifte stuurt u facturen naar klanten. Maar hoe stelt u nu een factuur op? En hoe ziet dit er precies uit?
Basisgegevens
Op een factuur staan een aantal wettelijk verplichte basisgegevens. Deze lijst vindt u terug op de site van de Belastingdienst:
- De naam van uw bedrijf en die van de afnemer
- Het adres van uw bedrijf en die van de afnemer
- Uw eigen btw-nummer
- Uw eigen KvK-nummer
- De datum waarop de factuur is uitgereikt
- Ieder factuur krijgt een eigen volgnummer
- Welke goederen en/of diensten u heeft geleverd
- Het aantal goederen en/of diensten
- De datum waarop u heeft geleverd
- Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
- Het btw-tarief dat u rekent
- Het btw-bedrag
- Het bedrag dat u in rekening brengt, inclusief btw
Digitaal of per post?
U mag uw facturen per post of digitaal versturen. Wanneer u voor dit laatste kiest moet uw afnemer hiermee akkoord gaan. De gegevens op de digitale factuur zijn verder gelijk aan de gegevens per post.
7 jaar bewaren!
U moet uw facturen bewaren. De Belastingdienst kan uw boekhouding, inclusief facturen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen (digitaal of per post). Het is echter wel toegestaan om facturen en bonnetjes te scannen om ze zo digitaal op te slaan.
U bent verplicht om deze facturen 7 jaar te bewaren. Facturen over onroerende zaken moet u zelfs 10 jaar bewaren. Dit geldt ook als u uw bedrijf stopzet.